No pr\u00f3ximo dia 25 de maio de 2018, o Regulamento Geral de Prote\u00e7\u00e3o de Dados (RGPD) entra em vigor na UE, controlando o modo como as empresas devem gerir dados pessoais. Pequenas e grandes empresas devem estar preparadas para esta mudan\u00e7a o mais atempadamente poss\u00edvel. Como tal, e a menos de um m\u00eas da entrada em vigor, aqui ficam\u00a010 atividades corporativas\u00a0que devem ser consideradas com mais aten\u00e7\u00e3o a partir de 25 de maio.<\/p>\n
Celebrar o anivers\u00e1rio de um Colaborador<\/strong><\/p>\n Uma data de anivers\u00e1rio \u00e9 parte dos dados pessoais pr\u00f3prios. De acordo com o RGPD, n\u00e3o pode ser partilhado sem o consentimento expresso da pessoa em quest\u00e3o. Portanto, vale a pena verificar se tem a permiss\u00e3o de todos para preparar um calend\u00e1rio de anivers\u00e1rios partilhado com toda a empresa.<\/p>\n Enviar cart\u00f5es de Natal corporativos<\/strong><\/p>\n Se est\u00e1 a planear enviar cart\u00f5es de natal para os seus clientes, pode parar j\u00e1 por a\u00ed. Se vai necessitar de incluir a morada da habita\u00e7\u00e3o de cada pessoa, ent\u00e3o est\u00e1 a utilizar dados pessoais e portanto, mais uma vez, de acordo com o RGPD n\u00e3o \u00e9 permitido, a n\u00e3o ser que tenha o consentimento antecipado das pessoas em quest\u00e3o.\u00a0 Se n\u00e3o tiver o consentimento expresso para contactar cada cliente, ent\u00e3o deve estabelecer uma base legitima diferente para cada comunica\u00e7\u00e3o corporativa que enviar.<\/p>\n <\/p>\n Pense bem antes de partilhar fotografias de filhos rec\u00e9m-nascidos com Colaboradores internacionais. Todas essas novidades podem ter de permanecer invis\u00edveis para os colegas no estrangeiro. A informa\u00e7\u00e3o pessoal s\u00f3 pode ser transferida internacionalmente se o pa\u00eds for considerado pela UE como proporcionador de um n\u00edvel adequado de prote\u00e7\u00e3o de dados ou por cumprir um mecanismo de certifica\u00e7\u00e3o aprovado como o EU-US Privacy Shield. Claro, se a partilha de uma fotografia de um beb\u00e9 \u00e9 considerada uma atividade meramente pessoal, pode ent\u00e3o ser discutido de forma a\u00a0n\u00e3o ser abrangido pelo \u00e2mbito do RGPD.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Tem colegas com alergias Alimentares? Receamos que essas informa\u00e7\u00f5es sejam classificadas como pessoais. Portanto, antes de telefonar para um restaurante ou fornecedor de catering, assegure que tem a permiss\u00e3o de todos Colaboradores envolvidos para partilhar essas informa\u00e7\u00f5es com terceiros.<\/p>\n <\/p>\n N\u00e3o est\u00e1 seguro acerca de um potencial candidato para um cargo na sua organiza\u00e7\u00e3o? \u2013 mais uma vez, s\u00e3o dados pessoais. \u00c9 claro que pode sempre argumentar dizendo que seria sensato partilhar o CV de um candidato com outros colegas numa perspetiva de conhecimento apenas. No entanto, uma forma simples de conseguir uma segunda opini\u00e3o de um CV \u00e9 torna-lo an\u00f3nimo, remover o nome, o endere\u00e7o, o n\u00famero de telefone e qualquer outra informa\u00e7\u00e3o pessoal identific\u00e1vel. Esta pr\u00e1tica est\u00e1 a tornar-se uma tend\u00eancia crescente entre as empresas como parte de uma abordagem para remover preconceitos de g\u00e9nero e ra\u00e7a durante os processos de recrutamento.<\/p>\n <\/p>\n O formul\u00e1rio de registo do seu website tem uma caixa pr\u00e9-selecionada para os clientes receberem informa\u00e7\u00e3o de marketing por parte de terceiros? Pode querer reconsiderar isso. De acordo com o RGPD, caixas pr\u00e9-selecionadas, inatividade e sil\u00eancio n\u00e3o ser\u00e3o suficientes como consentimento. Aconselhamo-lo tamb\u00e9m a ler atentamente os seus termos de privacidade online, uma vez que um pedido de consentimento de uma empresa para utilizar informa\u00e7\u00e3o pessoal deve estar leg\u00edvel e em linguagem clara e acess\u00edvel.<\/p>\n <\/p>\n As opini\u00f5es pol\u00edticas s\u00e3o parte de uma categoria especial de informa\u00e7\u00e3o pessoal \u2013 dados pessoais sens\u00edveis \u2013 e as organiza\u00e7\u00f5es n\u00e3o podem registar ou processar dados relativos a este tipo de informa\u00e7\u00e3o. Portanto, se est\u00e1 a planear um webcast empresarial sobre as pr\u00f3ximas elei\u00e7\u00f5es, uma pr\u00e1tica que recomendamos fortemente \u00e9 o orador antecipar qualquer coment\u00e1rio com a frase \u201cEu consinto expressamente em partilhar esta informa\u00e7\u00e3o sobre as minhas opini\u00f5es pol\u00edticas\u201d.<\/p>\n <\/p>\n A informa\u00e7\u00e3o sobre o estado de sa\u00fade tamb\u00e9m faz parte de uma categoria especial de informa\u00e7\u00e3o pessoal. Portanto, se precisa de meter baixa durante uma manh\u00e3 para analisar uma condi\u00e7\u00e3o m\u00e9dica espec\u00edfica, n\u00e3o pode voltar para casa e esperar que a mensagem seja transmitida, a n\u00e3o ser que tenha consentido que essa informa\u00e7\u00e3o seja partilhada a quem de direito. Por outro lado, o indiv\u00edduo pode partilhar pessoalmente essa informa\u00e7\u00e3o \u00e0 entidade empregadora.<\/p>\n <\/p>\n De acordo com o RGPD, as empresas devem ter uma pessoa respons\u00e1vel pelas quest\u00f5es da prote\u00e7\u00e3o de dados e, em alguns casos, podem ter de designar formalmente um Delegado de Prote\u00e7\u00e3o de Dados antes de realizar um processamento de dados pessoais interno. A pessoa designada fica respons\u00e1vel por aumentar a sensibiliza\u00e7\u00e3o para as normas de prote\u00e7\u00e3o de dados numa organiza\u00e7\u00e3o, formando os colaboradores e controlando as auditorias a processos de informa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n <\/p>\n Se a sua empresa sofrer uma viola\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00e3o, deve considerar informar rapidamente os envolvidos. De acordo com o RGPD, se os dados pessoais forem acidentalmente ou ilegalmente perdidos, destru\u00eddos, modificados ou danificados, \u00e9 necess\u00e1rio report\u00e1-lo \u00e0 autoridade supervisora dentro de tr\u00eas dias. E n\u00e3o \u00e9 apenas a autoridade competente que necessita de ser notificada, todas as pessoas afetadas devem ser tamb\u00e9m informadas, uma vez que \u00e9 poss\u00edvel que a situa\u00e7\u00e3o resulte num risco elevado de preju\u00edzo financeiro, fraude ou roubo de identidade.<\/p>\n